Key Performance Indicators (KPI)

Sinn und Zweck von Key Performance Indicators	Sie sind überzeugt und wollen unseren Leitfaden bestellen? € 158.-
Generell dienen Key Performance Indicators dazu zu überprüfen, wie erfolgreich bestimmte Tätigkeiten in Unternehmen sind. Sämtliche Prozesse in Organisationen können anhand dieser

Leistungskennzahlen kontrolliert werden. Anhand von Key Performance Indicators können das Management und das Controlling Abläufe im Unternehmen analysieren. Durch konsequentes Monitoring können Prozesse, Projekte und Maßnahmen entsprechend angepasst und optimiert werden.

Die Auswahl der richtigen Key Performance Indicators ist je nach Unternehmen und Bereich unterschiedlich. Welche Key Performance Indicators die richtigen sind, hängt immer davon ab, welche Aktivitäten überprüft werden sollen.

Key Performance Indicators setzen sich aus Metriken (Messgrößen) zusammen. Projektmanagement-KPIs und Metriken sind zwei Begriffe, die oft synonym verwendet werden, aber unterschiedliche Bedeutungen haben. Beide sind wichtige Instrumente, die im Projektmanagement zur Messung verschiedener Aspekte eines Projekts verwendet werden, jedoch haben sie unterschiedliche Funktionen und liefern unterschiedliche Arten von Informationen.

Im Kontext des Projektmanagements ist eine Kennzahl ein Maßstab, der bestimmte Merkmale des Projekts quantifiziert. Metriken können sich auf jeden Aspekt eines Projekts beziehen, z. B. auf die Anzahl der erledigten Aufgaben, die Arbeitsstunden, die eingesetzten Ressourcen usw. Sie liefern eine breite Palette von Daten über das Projekt und können als Rohdaten oder Datenfragmente betrachtet werden, die eine Momentaufnahme bestimmter Aspekte des Projekts zu einem bestimmten Zeitpunkt darstellen.

Projektmanagement-KPIs hingegen sind eine Untergruppe der Metriken. Es handelt sich dabei um sorgfältig ausgewählte Messwerte, die sich direkt an den Projektzielen und wichtigsten Erfolgsfaktoren orientieren. KPIs werden verwendet, um die Leistung und den Erfolg eines Projekts zu messen. Sie geben den Projektmanagern Aufschluss darüber, wie effektiv das Projekt bei der Erreichung seiner vorgegebenen Ziele vorankommt. Im Gegensatz zu allgemeinen Metriken sind KPIs immer an strategische Ziele und Schlüsselergebnisse gebunden.

Zusammenfassend sind zwar alle KPIs Metriken, aber nicht alle Metriken sind KPIs. Der Unterschied zwischen den beiden liegt in der Rolle, die sie im Projektmanagementprozess spielen. Metriken liefern eine Fülle von Daten, die zum Verständnis der verschiedenen Facetten eines Projekts herangezogen werden können, während KPIs sich auf diejenigen Metriken konzentrieren, die für den Projekterfolg am wichtigsten sind. Sie bieten eine effektive Möglichkeit, sich auf die kritischsten Aspekte eines Projekts zu fokussieren und ermöglichen es den Projektmanagern, fundierte Entscheidungen zu treffen, die das Projekt in Richtung seiner strategischen Ziele lenken.

Beispiele für Key Performance Indicators

• Projekt - Fortschrittsgrad, Anarbeitungsgrad, konsumierte Durchlaufzeit, erfüllte Inhalte (Arbeitspakete), Anzahl Changes, etc.
• Termin - Plantermin, Vorschautermin, Terminplaneinhaltung, etc.
• Qualität - Zielerreichungsgrad, Fehlerquote, Aufwand für Nachbesserungen, etc.
• Finanziell - Budget, Istkosten, Sollkosten, Umsatz, Gewinn, etc.
• Team - Motivation, Mitarbeiterzufriedenheit, Fluktuation, Anzahl Krankenstandstage, etc.

Erfolgsfaktoren für Key Performance Indicators

• Quantitative und qualitative Messbarkeit
• Vollständige Verfügbarkeit der Daten
• Permanente Vergleichbarkeit der Daten
• Einfache Nachvollziehbarkeit der Daten
• Niedriger Aufwand für die Datenerfassung
• Verständlichkeit der Daten
• Hohe Widerspruchsfreiheit der Daten
• Erkennbare Zuordnung zu Zielen

Richtig mit Key Performance Indicators umgehen

Zwei Bereiche sind im Umgang mit Key Performance Indicators entscheidend:

• Richtige Auswahl und Einführung der KPIs
• Entsprechend effiziente Nutzung der KPIs

Key Performance Indicators haben im Projektmanagement zurecht eine große Bedeutung. Projektverantwortlichen und anderen Stakeholdern von Projekten bieten sauber entwickelte Key Performance Indicator-Systeme eine grandiose Möglichkeit, sich einen Überblick über die Projektsituation zu verschaffen und die Strategie zu lenen, die Entscheidungsfindung zu erleichtern und eine entscheidende Rolle bei der Steuerung des Projekts und des Projektteams in Richtung der endgültigen Ziele zu spielen. Dies ist allerdings nur dann möglich, wenn die Key Performance Indicatoren gemäß der beschriebenen Voraussetzungen methodisch sauber definiert und angewandt werden.