KPIs im Projektmanagement richtig nutzen

Die Überwachung von KPIs im Projektmanagement ist ein systematischer Prozess, der eine Kombination von Werkzeugen,	Sie sind überzeugt und wollen unseren Leitfaden bestellen? € 158.-
regelmäßiger Berichterstattung und konsistenter Kommunikation zwischen den Teammitgliedern umfasst. So überwachen Sie Ihre KPIs effektiv:

Auswahl des geeigneten Projektmanagement-Werkzeuges

Wählen Sie ein Projektmanagement-Werkzeug, mit dem Sie die von Ihnen gewählten KPIs eingeben, überwachen und darüber Bericht erstatten können. Je nach Komplexität Ihres Projekts und der Anzahl der zu verfolgenden KPIs kann dies eine einfache Excel-Tabelle oder eine ausgefeiltere Projektmanagementsoftware sein. Das Tool sollte eine einfache Dateneingabe und Visualisierung ermöglichen, damit Sie auf einen Blick sehen können, wie sich Ihr Projekt entwickelt.

Regelmäßige Datenerfassung

Die Daten zu Ihren KPIs müssen regelmäßig erfasst werden. Dies kann täglich, wöchentlich oder monatlich erfolgen, je nach Art Ihrer KPIs und dem Tempo Ihres Projekts. Je regelmäßiger Sie die Daten erfassen, desto eher können Sie Probleme erkennen und beheben.

Fortschrittsüberwachung

Überprüfen Sie regelmäßig die Daten, die Sie in die Dashboards Ihres Projektmanagement-Werkzeuges eingegeben haben, um den Fortschritt Ihrer KPIs und Projektziele zu überwachen. So können Sie feststellen, ob Ihr Projekt sich richtig entwickelt oder ob sich mögliche Probleme abzeichnen. Wenn ein KPI vom Plan abweicht, ist es notwendig, die Gründe dafür zu analysieren.

Berichterstattung

Nutzen Sie die Berichtsfunktion in Ihrem Projektmanagement-Werkzeug, um regelmäßig über die Entwicklung Ihrer KPIs zu berichten. Diese Berichte müssen mit den Stakeholdern und dem Projektteam geteilt werden, um sie über den Projektfortschritt auf dem Laufenden zu halten und mögliche Probleme oder Herausforderungen frühzeitig aufzuzeigen.

Kommunikation

Eine klare und konsistente Kommunikation über die KPI-Ergebnisse zwischen Ihrem Team und den Beteiligten ist unerlässlich. Dies kann durch regelmäßige Treffen oder Aktualisierungen erreicht werden, bei denen die KPI-Ergebnisse gemeinsam analysiert werden.

KPIs validieren und anpassen

KPIs sind nicht statisch. Sie sollten bei Bedarf überprüft und aktualisiert werden, damit sie relevant und für das Projekt nützlich bleiben. Wenn ein KPI durchweg mit Leichtigkeit erreicht wird, ist er möglicherweise nicht anspruchsvoll genug, oder wenn ein KPI ständig vom Kurs abweicht, ist er möglicherweise zu ehrgeizig oder nicht relevant.

Conclusio

Die Überwachung von KPIs im Projektmanagement ist ein fortlaufender Prozess. Durch konsequente Überwachung und Kommunikation Ihrer KPIs können Sie sicherstellen, dass Ihr Projekt auf Kurs bleibt und seine definierten Ziele erreicht.

Gut gewählte Projekt-KPIs hilft dabei, eine Momentaufnahme davon zu erstellen, wo Ihre Arbeit und Ressourcen für das Projekt eingesetzt werden. KPIs bieten Einblicke in die verschiedenen Projektaktivitäten und helfen festzustellen, ob das Projekt auf dem richtigen Weg ist. Im Wesentlichen dienen KPIs als Indikatoren für den „Gesundheitszustand“ des Projekts, so dass Sie auf einen Blick erkennen können, ob sich das Projekt in einem guten Zustand befindet oder ob Korrekturmaßnahmen ergriffen werden müssen.

Es gibt zwar unzählige Metriken für ein Projekt, die überwacht werden können, es ist aber oft von Vorteil, sich auf eine überschaubare Anzahl von KPIs zu konzentrieren. Die wichtigsten KPIs sind diejenigen, die direkt mit den Projektzielen zusammenhängen. Bei der Analyse zeigen sie, ob Ihr Projekt Fortschritte bei der Erreichung seiner Ziele macht oder ob Anpassungen vorgenommen werden müssen.

Zusammenfassend ist das Verständnis und die Nutzung von Projekt-KPIs nicht nur “nice to have” im Projektmanagement, sondern ein kritisches Element der Rolle. Indem sie sich auf diese wichtigen KPIs konzentrieren, können Projektmanager ihre Teams zum echten Erfolg führen und die effektive Durchführung ihrer Projekte sicherstellen.