Methoden des Projektmanagements

"Das Projekt bestimmt die Methode, Methoden sind einfach Werkzeuge"

Im Wesentlichen werden im Projektmanagement zwei grundsätzlich verschiedene Ansätze unterschieden: Methoden nach dem	Sie sind überzeugt und wollen unseren Leitfaden bestellen? € 158.-
„Wasserfall-Modell“, sowie „agile Methoden“.

Wasserfall-Modell

Das Wasserfall-Modell ist der Klassiker unter den Projektmanagementmethoden. Es eignet sich vor allem für überschaubare und klar definierte Projekte und bietet viele Vorteile. Das Wasserfallmodell unterscheidet folgende Phasen im Projekt:

1. Bedarfs- und Umfangsklärung: Die erste Phase im Projekt ist die Klärung des Umfangs der zu beauftragenden Arbeiten. Dazu klärt der Anbieter mit dem Abnehmer den Bedarf. Dabei wird auch die Historie, die zu dem Bedarf geführt hat, sowie die hinter dem Bedarf stehende Geschäftsabsicht geklärt. So sind am Ende nicht nur das „Was?“ und das „Wie?“ bekannt, sondern auch das „Weshalb?“ und „Wozu?“

2. Angebot und Auftrag: Diese Phase hat drei Ziele: Zum einen die Absicherung der Machbarkeit. Und zum anderen die Angebotserstellung, wobei das Angebot einen klaren, den Anforderungen entsprechenden, technisch und kommerziell machbaren Lösungsvorschlag und –weg enthält. Und drittens natürlich die Auftragserteilung.

3. Projektplanung: In dieser Phase wird das Projekt planerisch so aufbereitet, dass es sicher umgesetzt werden kann. Dazu werden Verantwortlichkeiten und Rollen im Projekt festgelegt und der Lösungsweg in einen detaillierten Projektplan gegossen. Danach wird die Projektumsetzung formell freigegeben.

4. Projektumsetzung: Die Projektumsetzung führt das Projekt zur Abnahme. Sie gliedert sich in drei wesentliche Aufgaben: die Projektsteuerung gemäß Projektplan samt regelmäßigen Berichten an die Entscheidungsträger, die operative Umsetzung der Projektaufgaben und -teilaufgaben, und die Überwachung der Projektrisiken samt der Umsetzung von korrektiven Maßnahmen.

5. Projektabschluss: Nachdem das Projekt zum Ergebnis gekommen ist, wird es intern und extern abgeschlossen: Der externe Abschluss besteht dabei aus der Freigabe des Projektergebnisses durch den Kunden. Der interne Abschluss besteht vor allem aus der Erledigung von Restaufgaben nach der Abnahme, sowie der Abrechnung des Projektes.
Bekannte Vertreter des Wasserfallmodells sind unter anderem PRINCE2 (PRojects IN Controlled Environments) und PMBoK (Project Management Body of Knowledge).

Agile Methoden

Die agilen Methoden gelten, wenn auch nicht mehr brandneu, immer noch als „Newcomer“ unter den Methoden des Projektmanagements. Ihre bekanntesten Vertreter sind XP, SCRUM und KANBAN. Stellvertretend für die agilen Methoden wird im Folgenden das Rahmenwerk von SCRUM grob beschrieben, um den Unterschied zum Wasserfallmodell zu verdeutlichen.

Scrum

SCRUM ist ein Rahmenwerk, in dem Menschen komplexe und adaptive Probleme angehen, während sie auf produktive und kreative Weise ein Produkt entwickeln. SCRUM wird also gerne in der Entwicklung von Produkten verwendet, die später vermarktet werden sollen. Die zu entwickelnde Lösung wird dabei mit Hilfe so genannter EPICs grob beschrieben. Diese werden dann in User Stories herunter gebrochen und in einem Backlog gespeichert, welches wiederum in so genannten Sprints abgearbeitet wird:

• EPIC: Ein EPIC kann dabei als ein großer Brocken Arbeit definiert werden, der ein gemeinsames Ziel hat. Dabei kann es sich um eine Funktion, einen Kundenwunsch oder eine Geschäftsanforderung handeln. Diese EPICs werden dann in User-Stories weiter detailliert und definiert. Ein EPIC dauert in der Regel länger als nur einen Sprint, um es abzuschließen.
• User-Story: Eine User-Story ist wesentlich konkreter, als ein EPIC und beschreibt aus Sichtweise des Kunden, was er haben will, anstatt – wie bei der Beschreibung von Anforderungen üblich – das, was ein System für ihn tun kann. Der Aufbau einer User-Story folgt dem Gerüst: „Als <Benutzer-Typ> möchte ich <Aufgabe> ausführen, damit <ich ein Ziel/einen Nutzen/einen Wert> erreichen kann.“
• Product Backlog: In SCRUM-Projekten ist das Product Backlog eine Liste von User-Stories, welche als Arbeitsvorrat für die so genannten Sprints dient. Während des so genannten „Sprint-Planning“ werden dabei bestimmte User-Stories ausgewählt, um im nächsten Sprint abgearbeitet und so in die Lösung umgesetzt zu werden.
  
• Sprint: Ein Sprint ist ein fest definierter Zeitabschnitt, in welchem das Projektteam an der Umsetzung von User-Stories arbeitet und die Lösung weiter entwickelt. Der Fortschritt der Lösung ist für den Kunden direkt sichtbar. Die Dauer eines Sprints beträgt für gewöhnlich zwei, maximal aber vier Wochen.
  

Weiter bietet SCRUM definierte Rollen zur Steuerung und Abarbeitung von Anforderungen und Sprints, sowie definierte Kommunikationsformen und Meeting-Typen, mit Hilfe derer, innerhalb eines sehr klaren Rahmenwerkes, maximal flexibel gearbeitet werden kann.

Vor- und Nachteile

Wasserfall

Pro:

• Arbeitsumfang und Kosten können bereits zu Projektbeginn abgeschätzt werden
• Klare Vorgaben und gemeinsames Verständnis über die zu bauende Lösung
• Einfache Planung und Kontrolle
• Einfache Struktur, klar abgegrenzte Projektphasen mit definierten Ergebnissen
• Der Auftraggeber ist nur am Anfang involviert

Contra:

• Da große Projekte nicht komplett absehbar sind, kann es zu Änderungen kommen.
• Die Akzeptanz der Lösung lässt sich oft erst nach der Implementierung überprüfen
• Änderungen sind mit erhöhten Kosten und Zeitaufwand verbunden

Agile Methoden

Pro:

• Hohe Entwicklungsgeschwindigkeit
• Hohe Flexibilität im Umgang mit Kundenfeedback und Re-Priorisierungen
• Kurze Sprints ermöglichen schnelle Änderungen aufgrund von Feedback

Contra:

• Keine klare Absehbarkeit der Gesamtkosten
• Kein festes Abgabedatum
• Gefahr einer schleichenden Ausweitung des Projektumfangs („Scope Creep“)
• Vor Projektabschluss kein klares Bild von der finalen Lösung

Fazit und Anwendungsgebiete

Die Wasserfallmethodik ist also immer dann eine gute Wahl, wenn die Anforderungen und zu erbringenden Leistungen, der Preis, der Liefertermin und die verfügbaren Mittel vor Beginn klar benannt werden müssen. Diese Kriterien spielen insbesondere bei extern zu vergebenden Projekten eine wichtige Rolle.

Agile Methoden sind nur dann eine gute Wahl, wenn die Details einer Lösung und die zu setzenden Prioritäten im Vorfeld noch nicht klar bekannt sind, also absehbar ist, dass die Anforderungen sich häufig ändern und somit Umfang und Eigenschaften der Lösung von Anbieter und Abnehmer während der Entwicklung zu justieren sind. Dies ist insbesondere bei internen Projekten eine Option.

Der Trend geht in eine optimale Kombination beider Modelle: Die NASA kann mit agilen Methoden keinen Menschen auf den Mars bringen, während die laufende Weiterentwicklung von IT-Lösungen im Wasserfallprinzip oft sehr aufwändig und vor allem langsam  und wenig reaktiv wird. D.h. es hängt sehr vom Inhalt und er Kritikalität des Projektes ab, welchen Methodenmix man einsetzt.